Jak vytvořit co nejlepší Workflow?

21.12.2015 |  A co to vůbec je?

 

Každý tým má svůj zažitý pracovní proces, svůj workflow: způsob, jak spolu oddělení vzájemně komunikuje a plní úkoly. Workflow je pro největší užitek z JIRA klíčový a tak si ho firmy často přizpůsobují. A podobně jako když pečlivě vybíráte na Vánoce co nejlepší dárek, být detailistou při tvorbě workflow se v budoucnu velmi vyplatí.

 

Co to vůbec workflow je? Skládá se ze čtyř částí: stavů (status), přechodů (transitions), řešitelů (assignees) a řešení (resolutions). Ukažme si to na příkladu knihovny, kde je každá kniha úlohou v JIRA.

 

 

 

Stavy – Kde

Stavy ukazují, kde se ve workflow úkol nachází. Kniha může mít stav „V knihovně“ (At library), „U zákazníka“ (With customer), nebo „Vyřazená“ (Retired).

 

Přechody – Jak

Popisují, jak úloha cestuje mezi stavy pomocí šipek. Knihu „Půjčuje“ (Check out) knihovník, „Vrací“ (Check in) zákazník a „Vyřazuje“ (Retire item) zaměstnanec. JIRA zajistí, že některé přechody mohou vykonat jen někteří lidé – např. že klienti nesmí vyřazovat.

 

Řešitel – Kdo

Řešitel je osoba, zodpovědná za určitý úkol. V našem příkladu to je ten, kdo si půjčil knihu. Když ji poté vrátí, titul je mu odebrán.

 

Řešení – Proč

Řešení nám sdělí důvod uzavření úlohy. Při vyřazení kniha zmizí z inventáře, tak chceme vědět, proč – jestli byla poškozená, ztracená, atd.

 

Administrátoři se často dopouští dvou chyb:

 

  • Pletou si řešenístav – Stav ukazuje, v jaké fázi workflow úloha je; řešení popisuje, proč už se s ní nepracuje. Knihovník vytvoří pro knihu stav vyřazená" a řešení vyměněná" nebo poškozená". Jejich počet pak najde např. v miniaplikaci "created versus resolved". Po vyřešení a před uzavřením úlohy si lze připravit část workflow, kde ji někdo zkontroluje.
  • Výběru nesprávného řešení – Když uzavíráte úlohu, zadáte řešení. Když na ní znovu pracujete, je řešení třeba zase odebrat, např. vrátíte-li vyřazenou knihu do oběhu, nemá být ztracena").

 

Jak vytvořit workflow?

Workflow je o lidech. Jeho vznik je nutné řešit s těmi, které ovlivní. Pokud v něm např. komunikují správce produktu, vývojáři a IT, má se k tomu vyjádřit zástupce každého týmu. Ptejte se, co potřebují, nakreslete workflow na tabuli a položky jednotlivě vysvětlete – nebojte se je odebírat a přidávat dle situace. Tento detailní proces má vliv na všechny účastníky - trpělivost se vyplatí.

 

 

V jednoduchosti je síla

Lidé většinou chtějí pro každý krok jeden stav. To není špatně, ale každý nový stav plán zkomplikuje a zavede mnoho přechodů – workflow má být jednoduchý. Vždy tedy zvažte, jestli krok nejde zavést ještě jinak. Dva příklady:

 

  • „Code review“ je zásadní část vývoje. Vedoucí programátor chce tento stav, aby tým věděl, co musí zkontrolovat. Prohlížení kódu je něco jiného, než jeho tvorba, a tak nový status dává smysl, je-li program dopsán a teď ho má na starost někdo jiný.
  • Vedoucí QA chce do stavu rejected" (odmítnuto) přesunout úlohy, které neprošly testy. To je ale zbytečné, stačí úkol znovu otevřít. Nebo mu přidělit stav resolved" (vyřešeno) a řešení rejected".

 

JIRA administrátor je zodpovědný za co nejpřehlednější workflow.

 

Co umí přechody?

  • Conditions zabezpečí, kdo může měnit stav (vyřazuje jen knihovník).
  • Validátory zajistí přesun pouze za určitých podmínek (pokud měl knihovník vyřadit dílo pro poškození, muselo být alespoň jednou půjčené).
  • Post funkce vykonají dodatečné činnosti, např. smažou řešení při znovuotevření úlohy (zmizí důvod vyřazení knihy, když se opět začne půjčovat. V historii JIRA pak dohledáme, proč a kdy k tomu došlo).
  • Řešitel – Po přechodu má být jasné, kdo za úlohu nově odpovídá. 
  • Vlastnosti (properties) fungují, když např. chceme vidět jen některá řešení (když vyřadíme CD, ale ne knihu, uvidíme řešení „poškrábané“).

 

„Přechody – zde to stojí za to“

 

Upravený WF pak týmy naposled zkontrolují. Snadno si pak najdou, kde se nachází úloha, na které pracují. K tomu slouží tlačítko view workflow".

 

 

Škálování 

JIRU používají hlavně vývojáři, ale uplatnit ji lze i jinak – ke správě inventáře, v HR, na helpdesk a podobně. Vytvořte si workflow na míru. Čím více týmů pak JIRU má, o to lépe můžete delegovat práci, např. když developer chce koupit doménu, vytvoří si úlohu, pak ji předá na IT, to pak na finanční a to vše v jedné aplikaci. Je konec chaotické práci v mnoha programech.

 

 

Další zdroje

 

 

Závěr

Workflow vám usnadní práci. Zeptejte se kolegů na jejich workflow, a třeba zjistíte, že se dá zlepšit. Prodiskutujete to, postupy zlepšíte a práce jim pak půjde od ruky - více si ji užijí a více zvládnou. Kdo by nechtěl něco takového?

V dalším článku se podíváme, jak si podle workflow vizualizovat data. Loučíme se s Atlassian prezentací o jeho tvorbě!

 

 

 

Zdroj: http://blogs.atlassian.com/2013/10/building-workflow-awesome/

Pozn. KB – článek je z roku 2013, kdy měla JIRA jednu verzi (nikoli Software, Core, Service Desk)

 

Pro lokální podporu neváhejte kontaktovat odborníky na produkty Atlassian ve společnosti Onlio.

Pro další informace o novinkách Atlassian a JIRA sledujte web www.myJIRA.cz.

Jsme na LinkedIn – sledujte nás www.linkedin.com/company/onlio nebo skupinu Atlassian komunita CZ & SK na url https://goo.gl/uZXYTX.

V případě dotazů se obraťte na obchod_zavináč_onlio.com nebo

na tel. ČR +420222744766 / tel. SR +421233889033 / atlassian_zavináč_onlio.com.

 

 

Za team Atlassian v Onlio,

Kamil Beer,

JIRA Consultant

 

Zpět